法務(wù)專(zhuān)欄

合同簽名蓋章審核不當的風(fēng)險提示

2024年05月30日  轉摘自:“上海一中法院”微信公眾號

    合同是交易的核心,企業(yè)在訂立合同的過(guò)程中,可能遇到對方偽造、私刻、擅自加蓋印章,或者有簽名無(wú)蓋章、有蓋章無(wú)簽名等情況,從而就合同是否發(fā)生效力引起大量糾紛,不利于交易順利開(kāi)展。
    《合同編通則司法解釋》第22條對異常人章關(guān)系及其合同效力進(jìn)行了規定,主要包括“真人假章”“有人無(wú)章”“有章無(wú)人”三種情形。本文將結合審判實(shí)踐,針對企業(yè)締約過(guò)程中涉及印章的多發(fā)高發(fā)風(fēng)險情形,“對癥下藥”提供法律風(fēng)險提示,以期幫助企業(yè)提前防范締約風(fēng)險。
    一、關(guān)于行為人的身份和權限的審查
    企業(yè)在簽約過(guò)程中的關(guān)注點(diǎn)需從“認章”向“認人”轉變,即核實(shí)行為人(即簽章人)有無(wú)代表權或代理權,這就要求企業(yè)在締約前審查對方行為人身份和權限。
    (一)問(wèn)題與風(fēng)險
    司法實(shí)踐中,有的法定代表人、負責人或代理人在蓋章之時(shí)沒(méi)有代表權或者代理權,亦或超越其代表權限或代理權限,雖在合同上加蓋企業(yè)印章,但事后該企業(yè)以行為人沒(méi)有代表權或代理權等為由否定合同效力。
    1.法定代表人或負責人一定能代表企業(yè)嗎?
    不一定。一般情況下,法定代表人或負責人在以企業(yè)名義對外簽訂合同時(shí),無(wú)需企業(yè)另行授權,即可代表企業(yè)。但是在法律法規規定合同所涉事項應當由企業(yè)權力機構(例如股東會(huì ))或者決策機構(例如董事會(huì ))進(jìn)行決議的,法定代表人或負責人的代表權是受限的。若合同相對方未盡到合理審查義務(wù)的,該合同不對企業(yè)發(fā)生效力,企業(yè)也無(wú)需承擔違約責任。典型的例子如企業(yè)對外提供擔保。
    2.委托代理有什么風(fēng)險?
    委托代理指委托人委托代理人處理事務(wù),例如企業(yè)可授權委托代理人代為訂立合同。
    一般情況下,委托代理對代理事項、權限和期限有明確約定。而代理人在沒(méi)有代理權限、超越代理權限或者代理權終止后,仍然以企業(yè)名義對外訂立合同,但未經(jīng)企業(yè)認可的,則該合同對企業(yè)不發(fā)生效力。
    3.職務(wù)代理有什么風(fēng)險?
    職務(wù)代理指企業(yè)工作人員在其職權范圍內,以企業(yè)名義對外進(jìn)行民事法律行為,例如負責企業(yè)業(yè)務(wù)的員工在其職權范圍內,代表企業(yè)對外簽訂合同。在商事領(lǐng)域,職務(wù)代理與委托代理的區別主要如下:
    首先,委托代理一般是一事一授權,而職務(wù)代理一經(jīng)授權可反復多次適用;其次,委托代理的權限以授權委托書(shū)為準,而職務(wù)代理的權限則以日常交易為限,重大交易仍需獲得特別授權;再者,委托代理情況下的無(wú)權代理,企業(yè)通常不承擔任何責任,而職務(wù)代理情況下,企業(yè)仍需為其過(guò)錯承擔責任,例如企業(yè)對其工作人員怠于履行選任監督責任。
    企業(yè)工作人員以企業(yè)名義訂立的合同涉及事項存在以下情形時(shí),則視為該企業(yè)工作人員超越其職權范圍,合同對企業(yè)不發(fā)生效力:
    (1)依法應當由企業(yè)權力機構或者決策機構進(jìn)行決議;
    (2)依法應當由企業(yè)執行機構(例如董事會(huì )、理事會(huì ))決定;
    (3)依法應當由法定代表人、負責人代表企業(yè)實(shí)施;
    不屬于通常情形下依該企業(yè)工作人員職權可以處理的事項。
    (二)提示與建議
    1.核實(shí)行為人的身份
    綜合考慮合同內容,明確行為人是以個(gè)人名義簽訂合同,還是代表企業(yè)簽訂合同。若是以法定代表人、負責人或代理人的身份簽訂合同,則涉及身份核實(shí),具體如下:
    (1)法定代表人、負責人身份核實(shí)。法定代表人和負責人的身份可以通過(guò)營(yíng)業(yè)執照、企業(yè)章程進(jìn)行審查,或通過(guò)國家企業(yè)信用信息公示系統等公開(kāi)途徑進(jìn)行查詢(xún);
    (2)代理人身份核實(shí)。若行為人是代理人,則須進(jìn)一步審查代理類(lèi)型。若是委托代理的代理人,主要形式審查有無(wú)授權委托書(shū);若是職務(wù)代理的企業(yè)工作人員,主要審查行為人是否為企業(yè)在職員工以及是否享有法定職權,行為人的著(zhù)裝、工作場(chǎng)所、工作時(shí)間和簽約地點(diǎn)等行使職權的外觀(guān)因素,也是需要考慮的因素。
    2.核實(shí)行為人的代表權限或者代理權限
    主要確認行為人是否為越權代表或者無(wú)權代理。具體如下:
    (1)當行為人是法定代表人或負責人時(shí),在法律法規無(wú)特殊規定的情況下,一般都可以代表企業(yè);
    (2)當行為人是代理人時(shí),主要考察授權委托書(shū)載明的授權范圍、授權時(shí)間;當行為人是企業(yè)工作人員時(shí),需要考察工作人員的職務(wù)、職權,適當留意蓋章地點(diǎn)、蓋章時(shí)間等是否在該企業(yè)工作地點(diǎn)或工作時(shí)間,重大交易還需要核實(shí)該工作人員是否獲得特別授權,并了解該企業(yè)章程、機構設置、合同審批流程等。
    二、關(guān)于真人假章的處理
    (“真人假章”主要指行為人是有代表權或代理權的,但合同上加蓋的印章不是備案印章或者系偽造印,主要包括:
    1.法定代表人、負責人在合同書(shū)上簽字;
    2.代理人、工作人員以代理人身份在合同書(shū)上簽字;
    3.代理人、工作人員盡管并未在合同書(shū)上簽字,但能夠證明其以代理人身份參與了締約磋商。
    (一)問(wèn)題與風(fēng)險
    在司法實(shí)踐中,代企業(yè)締約的法定代表人、負責人或代理人確有代表權或代理權,合同也體現企業(yè)的真實(shí)簽約意思,而部分企業(yè)為逃避合同責任,故意加蓋假章,并在事后主張合同對該企業(yè)不發(fā)生效力。
    (二)提示與建議
    在法定代表人、負責人或代理人以企業(yè)名義訂立合同且未超越權限,企業(yè)僅以合同加蓋的印章不是備案印章或者系偽造的印章為由主張該合同對其不發(fā)生效力的,人民法院不予支持
    建議:一方面,企業(yè)在簽訂合同前,可通過(guò)前述方式審查行為人的身份和權限,并留存審查過(guò)程的證據;另一方面,還需審查所加蓋印章的類(lèi)型和真偽,可參考以下幾個(gè)方面:
    1.形式審查。例如審查印章上的企業(yè)名稱(chēng)是否與企業(yè)一致,印章上的字是否扭曲,字體是否符合一般標準以及印章顏色是否異常等;
    2.資格審查。例如審查所用印章是否與在權威部門(mén)備案的一致,在此前或其他交易中是否使用過(guò);
    13.類(lèi)型審查。印章種類(lèi)繁多,常見(jiàn)有公章、合同專(zhuān)用章、業(yè)務(wù)章、財務(wù)章等,因此需審查所使用印章種類(lèi)和合同類(lèi)型是否匹配,是否超越印章使用范圍。
    三、關(guān)于有人無(wú)章的處理
    “有人無(wú)章”指的是合同書(shū)上雖然有行為人的簽名,但未加蓋印章。
    (一)問(wèn)題與風(fēng)險
    在實(shí)踐中,部分企業(yè)在事后以未加蓋公章,系行為人擅自簽約為由,主張簽約是行為人個(gè)人行為,從而否認合同對企業(yè)發(fā)生效力。
    (二)提示與建議
    在能夠證明行為人是代表企業(yè)簽訂合同,且在訂立時(shí)并未超越權限的,即使未加蓋印章,合同依然對企業(yè)發(fā)生效力。值得注意的是,若合同當事人明確約定以加蓋印章作為合同成立條件的,則合同因不滿(mǎn)足成立要件而不成立,對企業(yè)不發(fā)生效力。
    建議:
    1.企業(yè)在簽約前,確認合同相對方是企業(yè)還是行為人個(gè)人,并相應核實(shí)行為人的身份和權限,并留存審查過(guò)程的證據;在簽約時(shí),應明確合同是否對合同成立條件另有約定,若合同明確約定以加蓋印章作為合同成立條件,應督促行為人及時(shí)加蓋印章;
    2.企業(yè)在人員管理方面,應盡量選派可信人員擔任法定代表人、負責人或代理人,對于離職高管或涉及業(yè)務(wù)的工作人員,及時(shí)收回企業(yè)提供的身份證明文件,并告知潛在交易方;
    3.企業(yè)可在合同中約定以加蓋印章為合同成立條件,以減少“有人無(wú)章”情形下承擔合同責任的情況發(fā)生。
    四、關(guān)于有章無(wú)人的處理
    “有章無(wú)人”指的是合同書(shū)上僅有蓋章并無(wú)行為人的簽字?!坝姓聼o(wú)人”按照印章的真假,可分為“真章無(wú)人”“假章無(wú)人”。
    (一)問(wèn)題與風(fēng)險
    在實(shí)踐中,部分企業(yè)以合同書(shū)上的印章系行為人偽造、私刻,否認合同效力,或者認為印章系行為人未經(jīng)企業(yè)同意擅自加蓋,拒絕履行合同義務(wù)。
    合同加蓋印章確認為假章的,如前所述,若不能確定印章系何人所蓋或與何人磋商締約,證明該行為人在其權限范圍內訂立合同,自然合同不對企業(yè)發(fā)生效力;合同加蓋印章確認是真章的,在不能確定行為人時(shí),因無(wú)法適用代表或代理制度,合同亦不成立。
    (二)提示與建議
    如果能夠確定合同系法定代表人、負責人或代理人在其權限范圍內簽訂,無(wú)論其所加蓋印章的真偽,該合同都對企業(yè)發(fā)生效力。
    建議:一方面,企業(yè)在簽約前通過(guò)前述方式核實(shí)對方行為人的身份和權限,留存審查過(guò)程的證據,并督促行為人在加蓋印章的同時(shí)簽字確認,完備簽約形式。另一方面,企業(yè)在印章管理方面,加強對印章原件的保管,可安排專(zhuān)人負責保管、用印,留存用印記錄和用印文件副本,建立健全用印審批程序。

(公司風(fēng)險管理部供稿)

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